Автоматизация финансовой консолидации: практический кейс в горнодобывающей промышленности

В этой статье я подробно расскажу о том, какие области финансовой и управленческой консолидации могут быть автоматизированы и какие преимущества это может принести.

Если говорить более конкретно, я рассмотрю практический кейс нашего клиента из горнодобывающей промышленности.

Краткое описание клиента

• Группа из 50 компаний горнодобывающей промышленности со штаб-квартирами в Канаде и Нидерландах;
• Группа владеет рядом геологоразведочных и горнодобывающих активов в Казахстане, Намибии, США и Австралии. Для целей отчётности группы инвестиции классифицируются как дочерние, ассоциированные компании или совместные предприятия / совместно контролируемые активы;
• Горнодобывающие предприятия принадлежат промежуточным субхолдинговым компаниям;
• В состав группы также входят торговые (осуществляющие деятельность на основе как долгосрочных, так и краткосрочных контрактов) и сервисные (буровые) компании;
• Группа активно растет за счёт сделок слияния и поглощения (M&A), приобретая компании, которые зачастую имеют совершенно различные правила и процедуры подготовки отчётности.

Требования к отчётности

Уровень группы. Группа является публичной и ежеквартально представляет консолидированную финансовую отчётность в соответствии с МСФО, а также обзор операционной и финансовой деятельности;

Уровень субхолдингов. Группа имеет ряд кредитных соглашений с банками, требующих предоставления финансовой отчётности как на уровне отдельных промежуточных субхолдингов, так и на уровне всей группы;

Индивидуальный уровень. Ряду компаний группы требуется представлять индивидуальную отчётность по МСФО для различных целей акционеров и налогообложения.

Совет директоров и менеджмент. Группа также предоставляет управленческую отчётность Совету директоров и руководству различных уровней.

Сроки подготовки отчётности до автоматизации

Финансовая отчётность. Группа представляла свою ежеквартальную финансовую отчётность в долларах США в соответствии с МСФО. Все отдельные компании готовили отчётность по местным стандартам (GAAP) в своих национальных валютах.

Управленческая отчётность. Группа также предоставляла ежемесячную управленческую отчётность с подробным анализом затрат и маржинальности по элементам затрат и ключевым операционным сегментам (месторождениям полезных ископаемых).

Сроки подготовки отчётности до автоматизации: консолидированная финансовая отчётность формировалась в нескольких файлах MS Excel в течение 40 дней после окончания отчётного периода.

Подход к автоматизации

1. Унификация. Стартовой точкой при автоматизации всегда является унификация. Области отчётности, подлежащие унификации, должны быть тщательно проанализированы, выбраны и приведены в соответствие с лучшими отраслевыми практиками. В рамках данного проекта мы рекомендовали клиенту следующие области для унификации:

• Единые процедуры учёта и единый план счётов для предприятий одной отрасли в одном географическом регионе. Такой подход обеспечивает дополнительные преимущества в виде бесшовной интеграции между локальной ИТ-системой отчётности и ИТ-системой консолидации;
• Унификация финансовой и управленческой отчётности. Унификация этих двух видов отчётности всегда важна и может быть осуществлена несколькими способами.

  Мы считаем лучшей практикой в этой сфере применение единых принципов оценки и признания для обеих систем учёта, при этом управленческая отчётность должна быть более детализированной в части анализа выручки и затрат, анализа прибыли, сегментного анализа и т. д.

  В рамках данного проекта мы рекомендовали клиенту внедрить единый план счётов и формировать отчётность по единым алгоритмам: в первую очередь для финансовой отчётности, а затем для управленческой отчётности, которая содержит более детальный анализ затрат и рентабельности;

• Унификация бизнес-процесса закрытия отчётности для обеспечения быстрого закрытия. Мы проанализировали процедуры и сроки финансового закрытия и рекомендовали ряд улучшений процесса (включая применение определенных начислений и корректировок бизнес-процесса), которые обеспечивают закрытие локальной отчётности на 10 дней раньше.

2. Методология. Мы разработали следующие элементы методологии для автоматизации:

Срок выполнения: 3 месяца.

3. Внедрение. Клиент выбрал систему Oracle HFM для автоматизации подготовки консолидированной финансовой и управленческой отчётности и привлек к проекту лицензированного системного интегратора.

Методология, разработанная на предыдущих этапах проекта (см. выше), стала отправной точкой и основой для формирования детального технического задания для системного интегратора.

Наша методологическая команда поддерживала системного интегратора в ходе внедрения, консультируя по сложным вопросам и адаптируя методологию для обеспечения максимальной эффективности системы.

4. Тестирование и ввод в эксплуатацию. Наша команда оказывала поддержку группе и системному интегратору при параллельном тестировании новой системы. Мы выполнили консолидацию в новой системе за один отчётный период и сверили результаты с консолидацией группы, выполненной в MS Excel.

Общие сроки проекта: 7 месяцев (включая 3 месяца разработки методологии, 3 месяца внедрения и 1 месяц тестирования).

Преимущества

Я бы выделил два ключевых преимущества внедрения системы.

Оперативность. Клиент получил выгоду в виде экономии как минимум 10 рабочих дней при подготовке отчётности. Процедура консолидации теперь занимает всего пару дней для ежемесячной отчётности и до 5 дней для ежеквартальной. Таким образом, освободившееся время может быть использовано для качественного анализа данных, а не для выполнения рутинных расчётов консолидационных проводок.

Качество данных. Система вывела целостность данных на принципиально новый уровень. До начала и в процессе консолидации данные проходят серию системных проверок, что значительно снижает вероятность возникновения ошибок. Внедренные нами контрольные процедуры обеспечивают точность и логику представляемой информации, избавляя от необходимости искать ошибки вручную, как это часто бывает при использовании таблиц Excel.

Кроме того, в результате внедрения клиент получил целый ряд дополнительных преимуществ, включая:

Аудиторский след (история изменений). Владельцы процессов теперь имеют возможность отслеживать, кто, что, когда и каким образом выполнял в системе.

Многопользовательский режим. Множество пользователей из различных стран имеют доступ к системе и могут круглосуточно участвовать в процессе закрытия периода.