Office 1301, Opal tower, Business Bay, Dubai, United Arab Emirates
+ 971 58 515 7428
Office 1301, Opal tower, Business Bay, Dubai, United Arab Emirates
+ 971 58 515 7428
Компания выбирает систему для решения определенного класса задач, например автоматизации финансового планирования и прогнозирования. Инициатива исходит от финансового отдела, который также самостоятельно выбирает платформу.
Однако у финансовой команды нет опыта использования многокритериального подхода к оценке систем. Их оценка сосредоточена в основном на "функциональном соответствии с текущей методологией" и "стоимости". ИТ-отдел не участвует, а такие критические факторы, как масштабируемость, производительность, возможность кастомизации, варианты интеграции и сила партнёрской экосистемы, даже не рассматриваются.
В результате выбирается неправильная платформа. В процессе внедрения выявляются серьезные ограничения — устранение которых требует значительных ресурсов или оказывается невозможным из-за архитектурных ограничений. Например, вместо быстрого механизма in-memory для пересчёта сложных зависимостей финансовой модели система использует медленный транзакционный подход, считывающий и записывающий данные с жесткого диска.
Основная ошибка заключается в отсутствии структурированного, системного подхода к выбору платформы. Иногда необходимо начинать не с перечня систем, а с четкого определения класса платформы. Распространенной ошибкой является попытка использовать BI-системы для планирования и прогнозирования. Одна из причин этого — путаница между платформами CPM и BI.
Эта путаница часто поощряется самими поставщиками, которые пытаются позиционировать свои инструменты как решения "все в одном". Маркетинговый язык, наполненный такими терминами, как "принятие решений", "анализ производительности", "аналитика", "исследование данных" и "отчётность", создает ложное ощущение взаимозаменяемости в сознании покупателей, не являющихся экспертами.
Хотя BI-системы можно использовать для некоторых задач финансового планирования, они не всегда являются лучшим выбором. Подробное сравнение классов систем и вариантов их использования см. в статье "CPM и BI-платформы: что обычно скрывается за кулисами".
Высокие дополнительные затраты на кастомизацию: Выбранная система не обладает необходимыми функциями для целевых процессов. Например, для автоматизации FP&A на BI-платформе могут потребоваться внешние модули или разработка ключевых компонентов, таких как ввод данных, аудиторские следы и рабочие процессы.
Проблемы с производительностью: Системы, не рассчитанные на масштабный пересчёт данных в реальном времени, могут опираться на медленные транзакционные архитектуры. Получение своевременной отчётности из больших финансовых моделей может стать серьезной проблемой.
Приостановка проекта и смена платформы: Иногда несоответствие настолько серьезное, что единственным решением является перезапуск проекта на новой платформе. Это может произойти при плохой масштабируемости или когда производительность системы снижается при корпоративных объёмах данных и не может быть исправлена из-за ограничений базовой архитектуры.
Одна компания решила автоматизировать процесс финансового планирования и бюджетирования. Финансовый директор, впечатленный динамичными и визуально привлекательными информационными панелями, показанными на презентации популярного BI-решения, начал рассматривать его как основную платформу автоматизации. Тот факт, что некоторые члены команды уже были знакомы с этим инструментом и в целом имели положительный опыт использования, добавил привлекательности. Но решающим фактором стала цена — значительно ниже, чем у специализированных CPM-систем.
Было проведено несколько демонстраций, и финансовый директор, опираясь на мнение доверенных лиц и учитывая конкурентные цены, убедился в правильности выбора. Были приобретены лицензии, сформирована проектная группа, и началось внедрение.
Однако вскоре стало ясно, что система не оправдала ожиданий. Ручной ввод данных был ограничен, что потребовало интеграции альтернативного решения. Ввод основных данных в интерфейс был громоздким, что приводило к сильной зависимости от внешних источников данных. Не было надежного рабочего процесса для утверждения бюджета. Проект начал пробуксовывать — сроки сдвигались, затраты росли, а система оставалась практически непригодной для использования.
После завершения MVP и анализа результатов финансовый директор был вынужден остановить проект и перезапустить его на платформе CPM, потеряв шесть месяцев и значительную часть бюджета на автоматизацию.
Крупный производственный холдинг в течение многих лет успешно использовал известную ERP-систему, охватывающую бухгалтерский учёт, производство, запасы и закупки. Когда возникла необходимость автоматизировать бюджетирование, компания практически не проводила оценку платформы: ERP-система уже включала встроенный модуль бюджетирования, сотрудники имели опыт работы с платформой, и уже было приобретено достаточное количество лицензий.
Был запущен пилотный проект, охвативший две компании группы. MVP был выполнен успешно: все необходимые функциональные бюджеты были реализованы, достигнута необходимая детализация, составлены итоговые отчёты. Компания приступила к внедрению моделей в остальных подразделениях группы. Все подразделения работали в одной базе данных — конечной целью было составление консолидированных планов и прогнозов для группы.
По мере увеличения объёма вычислений в реальном времени финансовая модель начала замедляться. Изначально проблемы с производительностью не казались критичными. Но к концу проекта некоторые полные пересчёты модели занимали почти 24 часа.
Основная причина: хотя модуль бюджетирования ERP был достаточен для моделей малого и среднего размера, он не подходил для крупномасштабного планирования. Построенный на транзакционной логике, как и вся ERP-система, модуль не мог загрузить всю модель в память для быстрого пересчёта. Он не следовал принципам OLAP и не имел механизмов распараллеливания или оптимизации для онлайн-вычислений.
В итоге компания решила перенести модель бюджетирования на специализированную CPM-платформу. Каждому поставщику, вошедшему в шорт-лист, было предложено предоставить прототип и провести стресс-тест. Умудренное опытом высшее руководство теперь требовало убедительных доказательств того, что выбранная платформа сможет справиться с объёмами данных и вычислительной сложностью групповой модели.
Решение принимается без изучения существующих бизнес-процессов и разработки четких функциональных и технических требований к новой системе. Планы будущего масштабирования также не учитываются.
Компания выбирает систему, не проведя тщательного анализа рыночных предложений и не оценив, насколько платформа соответствует ее специфическим потребностям. Конкурсные тендерные процедуры пропускаются.
Решение принимается в первую очередь на основе наименьшей стоимости лицензирования или экономии на начальном этапе. Долгосрочные расходы, такие как поддержка, доработка или настройка под изменяющиеся потребности бизнеса, не учитываются.
Платформа выбирается для удовлетворения сиюминутных потребностей, без оценки будущего роста — например, накопления исторических данных или расширения на дополнительные бизнес-подразделения. Через несколько лет выбранная система может перестать справляться с объёмами данных, что вынудит компанию инвестировать в дорогостоящую миграцию.
Четко определите и задокументируйте свои ожидания от будущей системы. Это может быть подробное техническое задание или, в случае выбора платформы, контрольный список, включающий все основные критерии оценки.
При выборе системы рекомендуется обратиться за советом к профессионалам, имеющим опыт внедрения различных типов платформ. Они смогут объективно оценить плюсы и минусы каждого варианта. Референс-визиты в компании, уже использующие системы-кандидаты для аналогичных задач, также считаются передовой практикой.
Помимо функциональности и цены, оценивайте потенциальные системы по более широким критериям: производительность, простота интеграции, гибкость настройки, масштабируемость, зрелость партнёрской экосистемы и наличие специалистов на рынке.
Прежде чем подписать контракт на полномасштабное внедрение, создайте прототип вместе с подрядчиком. Используйте минимально жизнеспособный продукт (MVP), чтобы оценить, насколько хорошо система соответствует вашим реальным требованиям.
Выбирайте платформу, которая соответствует долгосрочным планам вашей компании. Убедитесь, что она может масштабироваться, поддерживать новые функции и справляться с возрастающей нагрузкой с течением времени.
При оценке цены не полагайтесь исключительно на первоначальную стоимость лицензий или годовой подписки (тем более что поставщики часто предлагают значительные скидки на начальном этапе, чтобы заключить сделку). Вместо этого рассчитайте совокупную стоимость владения программным обеспечением за 3-5 лет. Сюда следует включить дополнительные лицензии, обновления версий, техническую поддержку и — для локальных решений — затраты на оборудование, такое как серверы и хранилища.
3 июля в 12:30
Присоединяйтесь к нашему бесплатному вебинару "Основные аспекты автоматизации финансовой консолидации", чтобы узнать, как:
- Эффективно структурировать группу и план счётов
- Решать проблемы сбора данных и мультивалютности
- Автоматизировать внутригрупповые исключения, корректировки и отчётность о движении денежных средств
- Установить правильный уровень аналитики и детализации в вашей системе
