Повышение точности планирования за счет внедрения скользящих прогнозов

Процесс составления годового бюджета, реализуемый в большинстве компаний, основан на кропотливой работе множества сотрудников всех бизнес-функций, которые планируют, вводят, агрегируют, утверждают и анализируют бюджетные данные для составления максимально точного бюджета на предстоящий год.

Процесс включает заполнение множества электронных таблиц с формами ввода, подготовку презентаций, ведущих к нескольким раундам согласования цифр для корректировки конкретных статей отчёта о прибылях и убытках в соответствии с целевым финансовым результатом.

Однако по определению бюджет — это не то же самое, что план, это лишь один из возможных сценариев будущих результатов, причем не самый вероятный.

Так много времени тратится на процесс бюджетирования из-за его итерационной природы, предполагающей множество раундов изменений до достижения окончательного результата. Хотя затраченное время создает иллюзию надежности бюджетных цифр, на самом деле все наоборот: каждая итерация снижает точность не только из-за подстройки параметров под ожидания, но и из-за времени, прошедшего между первой и финальной версиями бюджета.

Одним из наиболее продвинутых подходов к планированию является использование процесса скользящего прогнозирования.

Этот подход предполагает, что параметры бизнеса корректируются и прогнозируются с использованием различных инструментальных методов на постоянной основе. Применение этого подхода не предполагает ограничение бюджета финансовым годом и его периодическое обновление. Вместо этого прогноз охватывает как минимум один год вперед от каждой текущей даты.

Представьте компанию, составляющую бюджет на следующий год поквартально. В этом случае традиционный бюджет учитывает четыре фиксированных квартала. Если бюджет не корректируется, к концу года заложенные цифры остаются стабильными. А бюджет на следующий год составляется, скажем, в 4-м^-м квартале текущего года. Это позволяет руководству использовать более длительный горизонт, который никогда не сокращается и не прерывается, для планирования и анализа рисков, корректируя последующие периоды на основе фактических данных. В результате повышается общее качество управленческих решений благодаря более точному прогнозированию будущих изменений.

В подходе скользящего прогнозирования новый квартал (обозначенный зеленым) включается в процесс бюджетирования после завершения предыдущего квартала (обозначенного серым). Первый добавленный квартал в этом примере выделен красным.

Следующее изображение показывает, что каждый цикл охватывает четыре последовательных квартала при переходе к новым периодам времени.

Хотя этот подход существует давно и собраны доказательства эффективности внедрения скользящих прогнозов, некоторые компании по-прежнему используют устаревший подход к годовому бюджетированию.

Вот пять основных факторов, объясняющих, почему годовой бюджет уступает бесспорно более эффективному скользящему прогнозу:

1) Повышение эффективности и оптимизация ресурсов

Традиционный процесс годового бюджетирования требует чрезмерных затрат времени и труда, истощая значительные ресурсы компании. Напротив, скользящие прогнозы предлагают непрерывный и постоянно обновляемый подход в течение всего года, требуя меньших затрат времени и труда.

2) Повышенное качество и точность данных

Годовой бюджет по сути основывается на обоснованных оценках, несущих в себе риск неточности. В отличие от этого, высокоэффективные организации снижают этот риск, постоянно обновляя прогнозы для точного отражения текущих условий бизнеса, что приводит к повышению качества и точности данных.

3) Гибкость и оперативность

Скользящие прогнозы позволяют компаниям получать обновления финансовых показателей в режиме реального времени, удваивая вероятность получения своевременной информации. Кроме того, эти прогнозы позволяют бизнес-пользователям самостоятельно создавать отчёты, снижая зависимость от ИТ-служб. Признавая эволюционирующую роль финансовых руководителей как стратегических бизнес-партнёров, скользящие прогнозы ориентированы на будущее, а не на прошлые данные.

4) Расширенный горизонт и непрерывное планирование

В то время как годовые бюджеты обычно охватывают только предстоящий финансовый год, скользящие прогнозы постоянно обновляются по мере прохождения каждого месяца. Это гарантирует, что компании всегда имеют доступ к четкой и актуальной картине будущего, выходящей за рамки финансового года.

5) Ощутимые бизнес-результаты

Наиболее примечательный аспект скользящих прогнозов — их способность давать конкретные результаты, выражающиеся в выручке, прибыли, цене акций и даже кредитном рейтинге. Этот динамичный процесс прогнозирования приводит к ощутимым и измеримым бизнес-результатам, что дает явное преимущество перед традиционными годовыми бюджетами.

Проблемы при внедрении скользящих прогнозов:

1. Дополнительные инвестиции:

Внедрение скользящих прогнозов может потребовать дополнительных инвестиций как временных, так и финансовых. Это может включать приобретение подходящих технологий, обучение сотрудников и выделение дополнительного времени на создание и поддержание эффективных процессов. Обоснование этих дополнительных затрат может быть необходимо для обеспечения успеха скользящих прогнозов.

2. Корпоративная культура и поддержка высшего руководства:

Эффективность скользящего прогнозирования зависит от поддержки и участия высшего руководства организации. Однако внедрение скользящих прогнозов означает увеличение и без того значительной нагрузки на руководителей, поскольку им необходимо регулярно обновлять прогнозы. Убеждение высших руководителей в преимуществах, таких как возможность запрашивать финансирование в течение года, может помочь заручиться их поддержкой.

3. Качество и доступность данных

Скользящие прогнозы в значительной степени зависят от непрерывного потока точных и надежных данных о результатах деятельности. Эти данные критически важны для сравнения фактических показателей с прогнозами и обеспечения выполнения планов. Однако многие компании сталкиваются с проблемами получения качественных и пригодных для анализа данных, что может препятствовать успешному внедрению скользящих прогнозов. В этом контексте важно найти баланс между ожиданием идеальных данных и эффективным использованием имеющихся.

Важно проактивно решать эти проблемы и разрабатывать стратегии их преодоления при внедрении скользящих прогнозов в организации. Признавая потенциальные препятствия и принимая соответствующие меры, компании могут максимизировать преимущества и эффективность скользящего прогнозирования.